사무실에서 결재시스템으로 전자결재를 하는 업체가 많이 있는데요.
자체 시스템을 구축하지 않았다면 카카오워크나 아크로뱃리더를 통해 전자결재를 진행하고 있을 것입니다.
우리 회사에서는 소규모라 무료버전으로 카카오워크 전자결재를 사용했는데요.
그런데 최근 7월 1일부터 카카오워크 요금제가 개편되면서 전자결제 기능 이용기준이 변경되면서 무료로 사용할 수 없게 되었습니다.
그래서 그 대안으로 아크로벳 리더(Acrobat Readder) 무료버전을 이용해 전자결재를 이용하고 있습니다.
아크로벳 리더에서는 ‘인증서 사용’과 ‘채우기 및 서명’이라는 두 가지 방법으로 전자결재를 진행하고 있으며, 차례로 이 두가지 방법으로 PDF 문서 전자서명하는 방법을 소개해 드리겠습니다.
먼저 아크로벳 리더를 다운받아야겠죠?
물로 아크로벳 리더가 있으면 그대로 사용하면 됩니다.
아크로뱃 리더(Adobe Acrobat Reader)는 어도비사에서 제공하는 세계적으로 가장 많이 사용되는 무료 PDF 문서 뷰어입니다.
PDF 파일을 열어 내용을 확인하고 인쇄할 수 있을 뿐만 아니라, 주석 추가, 형광펜 표시, 메모 작성, 양식 작성, 전자서명 등 다양한 기능을 지원하죠.
또한 Adobe Document Cloud와 연동되어 PC와 스마트폰 등 여러 기기에서 동일한 문서를 편리하게 관리할 수 있고, 문서를 다른 사람과 공유하거나 검토 의견을 주고받는 것도 가능합니다.
특히 종이 문서를 출력하지 않고 전자서명과 전자결재를 진행할 수 있어 기업과 공공기관은 물론 개인 사용자들에게도 널리 활용되고 있는 대표적인 PDF 솔루션입니다.
아크로뱃 리더 다운로드 시 불필요하거나 사용하지 않는 프로그램은 굳이 다운로드할 필요가 없겠죠?
[아크로뱃 리더 다운로드] 아래에 있는 [추가 다운로드 옵션]을 눌러 들어가서 Adobe 정품의 Adobe 정품 서비스 설치와 추가 기능 더보기의 McAfee Security Scan Plus는 굳이 설치할 필요는 없을 것 같습니다.
체크를 해제하고 [Acrobat Reader 다운로드]를 클릭합니다.
아크로뱃 리더를 다운로드 후 설치까지 끝나면 전자결재할 문서를 아크로뱃 리더로 불러들입니다.
물론 초반에 PDF 문서열기의 기본 프로그램으로 아크로뱃 리더를 지정합니다.
아크로뱃에서 전자결재를 진행하려면 로그인을 해야합니다.
로그인은 어도비 홈페이지 회원 아이디로 해도 되고, G-mail이나 카카오메일, 애플메일 등으로 가능합니다.
가지고 있는 메일로 로그인화면을 거치면 인터넷 창에 ‘모든 준비가 완료되었습니다’라는 창이 듭니다.
앞서 이야기한 것 처럼 아크로뱃 전자결재는 인증서 사용과 채우기 및 서명이 있습니다
인증서 사용은 암호화기술을 바탕으로 서명한 사람의 신원과 서명시점, 문서의 무결성을 프로그램으로 보증하는 방식이고,
채우기 및 서명은 종이문서에 도장을 찍거나 사인을 하는 것을 컴퓨터 화면에서 그대로 시뮬레이션 하는 것이라고합니다.
여러 명이 순서대로 서명해야 하고 내부 확인용이라면 ‘채우기 및 서명’을, 외부 제출용이나 중요 계약 문서인 경우엔 ‘인증서 사용’ 메뉴의 디지털 서명이 더 좋습니다.
그런데, 사용하다 보니 채우기 및 서명은 활성화가 잘 안되는 경우가 많아 전 인증서 사용으로 전자결재를 진행하고 있습니다.
어떤 이유로 그러는지는 잘 모르겠더라구요.
먼저, 인증서 사용으로 전자결재하는 방법을 소개해 드리겠습니다.
좌측의 [모든 도구]에서 하단의 [더 보기]를 클릭합니다.
그럼 더 많은 메뉴가 펼쳐지고,
여기에서 [인증서 사용]을 클릭합니다.
위에 있는 [디지털 사명]을 클릭
그럼 팝업창이 하나 뜨는데요.
‘마우스로 클릭 후 끌어서 서명이 표시될 영역을 그리세요’라고 나오는데, 여기에서 바로 [확인]을 클릭합니다.
그리고 결재 사각박스 중 본인이 서명할 사각박스를 마우스로 드래그 합니다.
그럼 [디지털 ID로 서명] 창이 뜨는데요.
아크로뱃 리더에서 처음 서명하는 것이라면 인증서가 하나도 없을 것이므로, 하단의 [새 디지털 ID 구성]을 클릭합니다.
참고로 디지털 ID를 너무 많이 만들어서 삭제하고 싶으면?
윈도우 화면 하단의 돋모기 모양의 [검색]에 ‘certmgr.msc’를 실행합니다.
혹은 Windows 키 + R을 동시에 눌러 [실행] 창을 연 후 입력해도 됩니다.
창이 하나 뜨면, [개인용] – [인증서]에 들어가면 이곳에 디지털 ID가 있을 겁니다.
불필요하거나 잘 못 만들어진 디지털 ID를 삭제하면 됩니다.
세 번째에 있는 [새 디지털 ID 생성]을 클릭합니다.
그 다음엔 두 번째 메뉴인 [Windows 인증서 저장소에 저장]을 클릭합니다.
자체 서명된 디지털 ID 생성화면이 나오는데요.
여기에서 [이름, 부서, 조직 이름, 이메일 주소] 등을 차례로 기입합니다.
이메일 주소는 당연히 아크로벳 리더에서 로그인한 이메일이어야겠죠?
그럼 입력한 내용대로 인증서가 만들어졌음을 볼 수 있습니다.
[계속]을 클릭합니다.
그러면 만들어진 디지털 ID가 보입니다.
여기에서 [서명]을 클릭합니다.
그럼 이전 화면으로 돌아오면서 [다른 이름으로 저장] 창이 뜹니다.
원본 파일을 보호하고 결재한 파일 이름을 다시 설정하라는 것입니다.
보통 ‘파일명_v2’로 저장하면 됩니다.
화면으로 돌아와지면서 마우스로 사각형을 그린 위치에 디지털 서명이 들어가 있음을 볼 수 있습니다.
두 번째는 채우기 및 서명입니다.
인증서 사용보다는 보안이 약하고, 도장이나 사인을 얹는 형식의 일반 전자서명방식입니다.
그런데 어떤 문서를 불러오면 서명이 비활성화 되어 채우기 및 서명을 할 수 없더군요.
이러는 이유는 문서가 읽기전용모드로 열린 경우입니다.
문서의 편집을 막기 위해 설정된 것이라고 할 수 있기 때문에 전자 서명 기능을 활성화하려면 프로그램의 설정에서 PDF/A 보기 모드를 해제해야 합니다.
제일 상단의 줄 3개짜리를 클릭, [기본설정]으로 들어감
제일 위의 [문서] – 우측 하단의 PDF/A 모드에서 문서보기를 [안함]으로 설정, [확인]
아크로뱃 리더를 닫고, 다시 열면 이때에는 서명이 활성화 되어 있을 것입니다.
그래도 안된다면?
크롬같은 인터넷 창을 연 후, PDF 문서를 드래그 하여 인터넷 창에서 엽니다.
그리고 [Ctrl+P]를 눌러 [대상]에서 [PDF로 저장]을 선택하고, 저장될 폴더와 파일명을 지정한 후 이 파일을 불러오면 서명이 가능해집니다.
[채우기 및 서명]을 클릭해 들어오면 전자서명 창이 뜹니다,.
[서명 추가]를 누릅니다,.
마우스로 본인의 서명을 적습니다.
그리고 [적용]을 클릭합니다.
그럼 본래 PDF 편집 화면으로 돌아오고, 마우스를 움직여 서명한 내용을 결재 사각형에 맞게 크기를 조절합니다.
짠!
서명이 사각 박스에 들어간 모습입니다.
이렇게 해서 여기까지 인증서 사용과 채우기 및 서명 두 가지 방식의 전자결재를 알아봤습니다.
다음은 아크로벳 리더에서 이 문서를 직접 메일로 보내 상위 결재하도록 하는 방법을 소개했습니다.
왼쪽의 [전자 서명 요청]을 클릭합니다.
수신자 추가하기에 상위 결재자의 메일을 입력합니다.
그리고 하단의 [서명할 위치지정]을 클릭
서명할 사각박스 위치를 클릭하고,
좌측 하단의 [전송]을 클릭합니다.
그럼 메일까지 전송이 완료됐습니다.
아크로뱃 리더를 이용한 전자결재는 생각보다 어렵지 않고, 상황에 따라 ‘인증서 사용’과 ‘채우기 및 서명’ 기능을 선택해 활용할 수 있다는 점이 가장 큰 장점입니다.
공인된 전자서명이 필요한 문서라면 인증서를 이용한 인증서 사용의 디지털 서명이 적합하고, 간단한 확인이나 내부 결재 문서라면 채우기 및 서명 기능만으로도 충분히 업무를 처리할 수 있습니다.
종이 문서를 출력하고 서명한 뒤 다시 스캔하는 번거로운 과정을 줄일 수 있어 업무 효율도 크게 높아집니다.
이번 글이 아크로뱃 리더를 처음 사용하는 분들에게 전자결재와 전자서명을 쉽게 이해하는 데 도움이 되었기를 바랍니다.